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Die Top 10 Fehler bei der Warteschleifengestaltung

Der Blogbeitrag „Wenn die Servicerufnummer 0800 an positiver Wirkung verliert“ informiert Sie über die allgemeinen Nachteile, wie sich eine schlecht durchdachte Kundenbetreuung in der Warteschleife auf die Wirksamkeit der kostenlosen Servicerufnummer 0800 auswirkt und warum Kunden so reagieren. In diesem Beitrag lesen Sie über die Top 10 Fehler, die oft bei der Warteschleifengestaltung gemacht werden und warum Sie unbedingt zu vermeiden sind.

Tipp 1: Machen Sie keine leeren Versprechungen

Die Aussage „Wir sind gleich für Sie da und bitten Sie noch um etwas Geduld“ ist abgenutzt. Denn jeder Anrufer weiß, dass dies nur in den seltensten Fällen der Fall ist und doch mehr als nur „etwas Geduld“ erforderlich ist.

Bieten Sie Ihren Kunden stattdessen konkrete Informationen und nennen Sie beispielsweise die Anzahl jener Kunden, die noch abgearbeitet werden müssen. Technisch ist dies bei IhreServicenummer.de problemlos möglich.

Oder Sie nennen Alternativen wie das Hinterlassen einer Nachricht oder Anrufzeiten, zu denen die Wartezeiten aus Erfahrung sehr kurz sind. Verzichten Sie auf den Hinweis, eine E-Mail zu schreiben. Denn wäre dies vom Kunden gewollt, hätte er es mit Sicherheit gemacht.

Tipp 2: Die Ansage von Rufnummern oder E-Mail-Adressen gehört nicht hierher

Immer wieder bietet die Ansage einer Warteschleife an, eine alternative Rufnummer zu wählen oder nennt eine E-Mail-Adresse. Da die Anrufer nicht immer Papier und Stift zur Hand haben, ist dies ärgerlich. Hinzu kommt, dass oft ein neuerlicher Anruf erforderlich ist und der Kunde nochmals den ganzen Text anhören muss. Dies kostet wertvolle Zeit und verärgert viele Anrufer.

Ist das Unternehmen im Augenblick tatsächlich nicht erreichbar, verweisen Sie auf die Webseite und die dort hinterlegten Kontaktdaten sowie alternative Anrufzeiten.

Tipp 3: Lassen Sie den Kunden nicht hängen

Nutzen Sie die Vorteile einer Automatic Call Distribution-Lösung. Diese intelligenten Anrufsteuerungen optimieren die Wartezeit für Kunden und dauert es aufgrund der durchgeführten Berechnung zu lange, entscheidet der Anrufer, ob er wartet, eine Nachricht hinterlässt oder nochmals anruft.

Tipp 4: Möglichst wenig Information

Verzichten Sie auf umfassende Informationen zum Unternehmen oder dessen Produkte, die oft wie eine Dauerwerbeschleife wirken und dem Kunden nur kostbare Zeit stehlen. Setzen Sie stattdessen auf kurze und prägnante Informationen zum Anruf und die richtige Musik.

Tipp 5: Individuell angepasste Musik

Die Musik Ihrer Warteschleife muss zum Unternehmen und vor allem zur Zielgruppe passen. Entscheiden Sie sich nicht für die übliche Musik aus der Konserve, sondern lassen Sie sich genau den Song komponieren, der perfekt zu Ihnen passt. Achten Sie dabei unbedingt auf Seriosität und verzichten Sie auf zu beschwingte Musikstücke, die eher an Karneval oder den Kurzurlaub auf Mallorca erinnern.

Tipp 6: Stimmen Sie das Dateiformat der Musik auf die Telefonanlage ab

Nicht jede Telefonanlage kann jedes Dateiformat in optimaler Klangqualität wiedergeben. Achten Sie daher, dass Sie die Musik im korrekten Format einspielen.

Tipp 7: Musikrechte erworben?

Verwenden Sie Musik aus dem Standard-Repertoire, prüfen Sie unbedingt, ob Sie das Nutzungsrecht und bei Bearbeitung (beispielsweise das Unterlegen von Musik mit Text) das eventuell erforderliche Bearbeitungsrecht mit erworben haben.

Tipp 8: Wählen Sie die richtige Tonfrequenz der Ansage

Lassen Sie sich von Experten beraten, um die Ansagen in der optimalen Tonfrequenz abzuspielen. Empfohlen wird eine der Herzfrequenz ähnliche Frequenz.

Tipp 9: Eine sympathische Stimme bewirkt Wunder

Sie legen Wert auf einen professionellen Auftritt? Dann sollte dies auch für die Ansage für Ihre Warteschleife gelten. Entscheiden Sie sich dafür für einen professionellen Sprecher oder eine Sprecherin mit geschulter Stimme. 

Tipp 10: Bleiben Sie immer positiv in der Ansage

Verzichten Sie darauf, den Kunden zu bedauern oder ihm Ihr Mitgefühl für die Wartezeit auszusprechen. Genauso wenig gehört eine Entschuldigung in die Ansage. Denn dadurch würden Sie den bereits vorhandenen Leidensdruck nur verstärken. Informieren Sie sachlich und höflich über Alternativen.

Setzen Sie diese Tipps um und tun Sie Ihrem Unternehmen und Ihren Kunden etwas Gutes, indem Sie Ihre kostenlose Servicenummer 0800 mit einer professionell gestalteten Warteschleife präsentieren.

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