Ein gutes Callcenter finden: 5 wertvolle Tipps
Das Anrufaufkommen eines Unternehmens zu organisieren, ist neben dem Kerngeschäft eine der Hauptaufgaben, die Zeit und Sorgfalt in Anspruch nehmen. Häufig kommt es vor, dass wichtige Tätigkeiten unterbrochen werden müssen, um eingehende Telefonate entgegenzunehmen oder wichtige Anrufe termingerecht zu erledigen. Damit Sie Ihre Ressourcen optimal fokussieren sowie Ihren Kernkompetenzen mehr Zeit und Konzentration widmen können, ist die Option, ein externes Callcenter zu beauftragen, eine lohnenswerte Strategie mit konkretem Umsatzsteigerungspotenzial. Ein gutes Callcenter finden, ist der erste wichtige Ansatz.
Callcenter vergleichen – Callcenter finden
Wenn Sie die 5 Tipps beherzigen, finden Sie leichter den passenden Anbieter für Ihre Bedürfnisse.
Recherche
Im Internet finden sich neben reinen Kontaktdatenbanken und Webseitentreffern auch Vergleichsportale mit klassifizierbaren Abfragemöglichkeiten. Geben Sie als Suchanfrage einfach „Callcenter vergleichen“ ein, dann erscheinen einige Portale. Gehen Sie zunächst die Bewertungen im Netz durch. Holen Sie sich auch Referenzen in Ihrem Kollegen-, Freundes- und Bekanntenkreis ein, um sich ein Bild über die verschiedenen Anbieter zu machen.
Preisvergleich
Ihre Anforderungen klar zu definieren, ist einer der wichtigsten Schritte zu einem aussagekräftigen Preisvergleich. Fordern Sie die Angebote verschiedener Callcenter am besten mit Ihrem individuellen Serviceprofil an, um eine gezielte Vergleichbarkeit zu erreichen. Diesen Vorgang können Sie für ein vereinfachtes Handling per Angebotsmatrix automatisieren. Im Rahmen dessen können Sie auch spezifizieren, ob eine reine Anrufannahme (Inbound) Ihren Belangen eher gerecht wird oder Sie beispielsweise ein aktives Telemarketing benötigen (Outbound). Das Zeitfenster für die Erreichbarkeit Ihrer Servicenummer ist ebenfalls ein relevantes Kriterium. Je eindeutiger Ihre Vorstellungen sind, desto besser können Sie die in Frage kommenden Callcenter vergleichen.
Selbsttest
Sicherlich finden sich im Internet zahlreiche Referenzen zu verschiedenen Anbietern. Auch direkte Empfehlungen aus dem Bekannten- und Freundeskreis oder eine ansprechende Webseite können hilfreiche Indikatoren sein. Letztendlich können Sie selbst jedoch am besten beurteilen, was zu Ihnen passt. Wenn Sie einen oder mehrere Dienstleister im Auge haben, die interessant für Sie sein könnten, greifen Sie doch einfach einmal selbst zum Hörer und erleben im Praxistest die Servicequalität der Betreuung im jeweiligen Callcenter.
Briefing
Am treffendsten können Sie selbst das Bild Ihres Unternehmens, fachspezifische Aspekte und Qualitätsstandards vermitteln. Schulen Sie dies an die Callcenter-Mitarbeiter selbst, um das erforderliche Know-How direkt weiterzugeben und einen persönlichen Bezug zu Ihnen als Auftraggeber zu schaffen. Fördern Sie auf diesem Wege die Bindung zwischen dem Callcenter und Ihnen als Unternehmer. So nimmt auch der Kunde Sie viel besser als Einheit wahr und Sie können Ihren Serviceanspruch und Ihre Unternehmensphilosophie bestmöglich transportieren.
Organisation und Feedback
Lassen Sie sich für Ihre Betreuung beim Callcenter einen festen, übergeordneten Ansprechpartner nennen, mit dem Sie stellvertretend sämtliche Anliegen klären und dem Sie Ihr Feedback geben können. So haben Sie eine klare Kommunikationsebene und minimieren den Aufwand an dieser Schnittstelle auf das effektivste Maß.
Fazit: Vorteile erkennen und Abläufe optimieren
Ein Callcenter zu beauftragen und über eine Servicenummer erreichbar zu sein, bietet diverse Vorteile in Ihrem Business-Alltag. Ihre verlässliche Erreichbarkeit ist gewährleistet – unabhängig von Ihrem eigenen Tagesplan und dem Anruferaufkommen. Das Zwischenschalten einer telefonischen Instanz vor Ihre direkte Verfügbarkeit erzielt zudem ein höheres Autoritätsempfinden des Kunden Ihnen gegenüber. Geschultes Personal nimmt Ihre Anrufe mit konstant professioneller Kundenbetreuung sowie nach Ihren spezifischen Vorgaben entgegen und bereitet diese sorgfältig zu Ihrer Weiterbearbeitung auf. Bei Bedarf wird aktives Telemarketing in den Leistungsumfang mit einbezogen. Die Gesprächsnotizen werden Ihnen auf dem gewünschten Wege (E-Mail, SMS, Fax) weitergeleitet und Sie können die Zeiten Ihrer telefonischen Erreichbarkeit unabhängig von Ihren Geschäftszeiten einrichten. So wird Ihnen der Rücken frei gehalten, um Ihre Aufträge sowohl zügig als auch serviceorientiert zu bearbeiten und währenddessen eine gleichbleibend hohe Qualität der Telefonate zu gewährleisten.