Virtuelle Telefonanlage: So funktioniert sie
Sie haben einen telefonischen Kundendienst mit einer Servicenummer, einen technischen Support, eine Telefon Hotline? Ihr Unternehmen nimmt über eine klassische stationäre Telefonanlage Kundenanrufe entgegen? Dann wird Sie der Stand der Dinge in Sachen Business Telefonanlage sicherlich interessieren: Die funktionell optimierte, virtuelle Telefonanlage löst allmählich die klassische Telefonanlage ab.
Neue Techniken sind am Start und übertreffen die bisherigen Funktionen um Längen. Die virtuelle Telefonanlage ist nicht nur standortunabhängig, sondern auch über einen Webbrowser von überall steuerbar. Die vielen neuen Funktionen sind sowohl für große als auch für kleine Unternehmen interessant. Wir erläutern die Vorteile und welche Voraussetzungen für eine Einrichtung notwendig sind.
Was ist eine virtuelle Telefonanlage?
Eine virtuelle Telefonanlage ist eine software-basierte Kommunikations-Lösung. Alle Funktionen der Telefonanlage laufen dabei über das Internet via Rechenzentrum eines Cloud-TK-Anbieters. Ein stationäre Telefonanlage ist nicht mehr notwendig.
Kann sich jeder eine virtuelle Telefonanlage einrichten?
Es gibt ein paar wichtige Voraussetzungen, damit die virtuelle Telefonanlage auch funktioniert. Sie benötigen einen stabilen Internetanschluss mit einer ausreichenden Bandbreite. Die Bandbreite sollte sowohl im Download als auch im Upload leistungsstark sein. Empfohlen sind 80 bis 150 kbit/s, abhängig von der Anzahl der Mitarbeiter im telefonischen Kundendienst. Außerdem müssen die Endgeräte wie Computer und Smartphone IP-fähig sein.
So richten Sie Ihre virtuelle IP Telefonanlage ein
Über Ihren gewählten Anbieter erhalten Sie ein Kundenkonto. Darauf können Sie von überall aus zugreifen. Im Webbrowser richten Sie alle Einstellung der Telefonanlage ein:
- Aktivierung der Rufnummern (auch Deaktivierung ist möglich)
- Anlegen der IP-Endgeräte wie Computer, Smartphone etc.
- Einrichten von Weiterleitungen, Mailboxen, Rufgruppen, Fax
- Einstellen des Rufnummernroutings
- Verwalten der Sprachmenüs
- Einrichten der Telefonansagen
Im Webbrowser können Sie jederzeit Ihre Rechnungen anschauen und herunterladen sowie die Telefon-Verbindungen checken. Sie haben mehrere Firmensitze weltweit? Kein Problem! Auch die verschiedenen Standorte können Sie integrieren und online von jedem Ort aus verwalten.
Viele Funktionen – viele Vorteile fürs Unternehmen
Die virtuelle Telefonanlage umfasst alle Funktionen einer klassischen Telefonanlage. Doch sie trumpft mit weiteren praktischen Eigenschaften auf, die von Anbieter zu Anbieter variieren können. Die wichtigsten neuen Funktionen sind:
- Smartphones können als eigene Nebenstelle in die virtuelle Telefonanlage integriert werden.
- Mailboxen können in unbegrenzter Anzahl angelegt werden.
- Sprachnachrichten können Sie bequem als E-Mail empfangen.
- IVR: Mit Interactive Voice Response (Sprachdialogsystem) können Sie so viele Sprachmenüs anlegen und zeitlich routen, wie Sie es gerade benötigen.
- Eine oder mehrere Rufnummern können Sie als Konferenzrufnummer einrichten. Ganz unkompliziert planen Sie Konferenzen online und laden Teilnehmer per E-Mail ein.
- An telefonischen Konferenzen können eine unbegrenzte Anzahl von Personen teilnehmen.
- Faxe versenden ist denkbar einfach: Sie versenden die Nachrichten über den Webbrowser und empfangen darüber auch eingehende Faxe.
- Mehrere IP-Endgeräte wie Computer, Smartphone etc. können Sie in einer Gruppe zusammenlegen. Wenn ein Anruf hereinkommt, dann klingeln alle eingegliederten Geräte.
- Die Wartemusik können Sie ganz individuell einstellen. Dafür laden Sie eine gewünschte Audiodatei hoch. Wenn Sie Ihren Gesprächspartner halten, hört er die ausgewählte Musik.
- Über Besetzt-Lampenfelder haben Sie jederzeit Einblick, welche Leitungen belegt sind. Außerdem sehen Sie, wann ein Anruf eingeht und können ihn selbst annehmen.
Fazit
Eine virtuelle Telefonanlage hat einige Vorteile und lohnt sich für Unternehmen jeder Größe. Der wichtigste Nutzen ist, dass die Anlage online funktioniert. Sie können also von jedem Standort aus zugreifen, Funktionen einrichten und steuern, Anrufe zum Beispiel über das Smartphone entgegennehmen und Konferenzen abhalten.